Pošta a kancelář: formulářový všeuměl KE STAŽENÍ

Pošta a kancelář je univerzální program pro vyplnění a tisk formulářů, tiskopisů, smluv, potvrzení, prohlášení a žádostí dalece přesahující rámec kancelářských činností a komunikace prostřednictvím pošty. Disponuje celou šíří běžně používaných formulářů, skýtá možnost vytváření vlastních. Usnadňuje jejich vyplňování, nabízí import adresářů, hromadný tisk z nich i přímo z externích CSV souborů. A každé políčko vás nechá vyplnit podle vlastního gusta a přišpendlit k milimetrové mřížce.

 

Doprava

Program Pošta a kancelář si můžete jak běžně koupit a stáhnout přes Shop.Instaluj.cz, tak ho na tomtéž místě jen objednat a nechat si poslat přes PPL či Českou poštu na DVD. To se může hodit především ve firmách, v nichž:

• organizace práce vyžaduje určité nakládání se softwarem a zahrnuje například archivaci na fyzických nosičích;
• bezpečnost práce vyžaduje instalaci programů na počítač, který je záměrně nepřipojen a nikdy nepřipojován k internetu, a to z nosičů, které nejsou připojovány k systémům připojených k internetu (typicky USB).

Krom těchto ohledů má fyzická zásilka ještě několik výhod, z kterých mohou profitovat i domácí uživatelé:

• fyzické DVD použitelné k archivaci programu;
• stručný Startovací manuál Jak nastavit program a tiskárnu, který navíc obsahuje označení licence a aktivační kód a rady pro odstranění případných problémů při tisku; 
• podrobný Uživatelský manuál, jenž poradí s každým aspektem používání programu; 
• 2 A4 archy samolepicích štítků pro tisk adres;
• sadu další motivů prostředí Pošty a kanceláře a demoverze programů Popisovač CD/DVD a Vypalovač CD/DVD/Blu-ray/HD DVD na DVD.

Instalace

Název nenechá nikoho na pochybách, jakého původu je program a jaký bude nejspíš jeho jazyk, což uvítají především neangličtináři. Při instalaci nás čekají jen běžné volby - jen je při Nové instalaci aplikace do počítače zvolit právě tuto variantu na kartě Zvolte součásti.

Slovenské uživatele potěší možnost poslovenštění Pošty a kanceláře (už při instalaci - nebo přes Nastavení - Nastavení, globální korekce tisku - Jazyk programu a šablony). 

Následuje Průvodce prvním spuštěním, který pomůže:

• vybrat správnou tiskárnu a 
• nastavit běžně zadávané údaje (jméno a příjmení, adresa, číslo bankovního účtu, IČ, DIČ, prohlášení o zápisu v obchodním rejstříku).

Prostředí

A už máme před sebou výchozí obrazovku Pošty a kanceláře. Vidíme rozhraní programu, jaké se osvědčuje už od Windows 7. Ústřední plochu zaujímá vybraný formulář s předvyplněnými údaji (na obr. tj. Dobírková poukázka A). Veškerou práci s programem obstarají příkazy přes horní menu, z nějž jsou ty nejdůležitější položky vyneseny na ribbon. Vlevo máme adresář s adresami vlastními i pro adresy adresátů. Na pravé straně a pomocí ouškové lišty pod formulářem můžeme procházet nabídku formulářů k vyplnění. 

Výběr formuláře

Výběr formuláře provedeme krom lišt na okrajích přes Nový (v menu či na ribbonu) nebo klávesovou zkratkou CTRL + N. Vyskočí na nás dialogové okno Nový soubor s neuvěřitelným množstvím všemožných formulářů, které jsou ovšem velmi přehledně rozřazeny do kategorií a navíc názorně zobrazeny náhledovými ikonami. Díky tomu snadno najdeme ten formulář, který potřebujeme. 

Formulářů je opravdu hodně - namátkou jsou zde:

• poštovní formuláře a obálky: poštovní poukázky, podací lístky, dobírky, dosílky, SIPO, související žádosti a prohlášení a další;
• formuláře pro PPL;
• úřední formuláře pro komunikaci s finančním úřadem, OSSZ, zdravotní pojišťovnou; 
• firemní doklady: faktury, paragony, evidenční listy, cestovní příkaz, příjmový a výdajový pokladní doklad a další; 
• firemní smlouvy: dohody o provedení práce a činnosti, pracovní smlouva, dohoda o změně pracovní smlouvy, ukončení dohodou, výpověď, plná moc, záznam o úrazu a další; 
• občanské smlouvy: kupní smlouvy, plné moci, rozličné žádosti, prohlášení, osvědčení a přihlášení se;
• komunikace s bankou zahrnující všeobecné formuláře i specifické pro Komerční banku, Českou spořitelnu, ČSOB, Raiffesenbank, GE Money Bank...;
• formuláře sféry sociálního zabezpečení, komunikace s úřadem práce a MVČR;
• blahopřání a pohlednice;
• sekce Usnadnění, což jsou takové hacky pro každý den široké škály od čtverečkovaného, linkovaného papíru a notové osnovy přes rozličné terčíky, mandaly a omalovánky až po tisky, které se nůžkami upraví do podoby šikovných pomocníků typu visačka na kliku dveří (Nerušit, prosím), skládací obálka na CD či obal CD.

Kompletní výpis formulářů najdete na webu www.posta-kancelar.cz, nicméně v programu samém jsou mnohem přehledněji a názorněji podané.

Vyplňování formuláře

Při výběru formuláře se nám rovnou předvyplní některé údaje - dle povahy formuláře. U poštovních tiskopisů je to typicky Odesílatel, pro nějž jsou zvoleny údaje uživatele (definovatelné pod Nastavení - Moje údaje). Adresáta lze rychle vyplnit pomocí Adresáře, v němž lze nadefinovat až 3 profily adres. Vyplní se všechna relevantní políčka. Proměnlivé kolonky je třeba vyplnit zvlášť po rozkliknutí dvojklikem.

Označené políčko lze:

• měnit co do velikosti;
• posouvat (po odemknutí položky Uzamknout z horního ribbon menu); 
• přes kontextové menu vyvolané pravým myšítkem navíc můžeme:
  • Vložit číslo slovy - do následně otevřeného okýnka zapíšeme číslo, které se vypíše slovy - zvláště vhodné při vyplňování formulářů peněžních zásilek; 
  • definovat formát kolonky: Kolonka částky číslem, Kolonka částky slovy, Obyčejná kolonka; 
  • vyzvednout do popředí;
  • vyplnit údajem z vlastních údajů či z údajů zvolené adresy z adresáře; 
  • Vyplnit shodně podle jiného spárovaného dokladu; 
  • změnit jeho písmo. 

Pokud vám navíc přijde, že byste na formulář měli umístit ještě nějaký text krom vymezených políček, můžete na horním ribbon menu zvolit Vložit text a text doplnit. Zvláště při opakovaném vyplňování téhož formuláře je velmi užitečnou možností volba Uzamknout (opět na horním ribbonu), která všechny kolonky uzamkne na místě, vlivem čehož s nimi pak nechtě nepohnete.

Pro další úpravy kolonky a kolonek na daném formuláři je nejrychlejší zamířit opět do horního ribbon menu - a poupravovat je na jednotlivých kartách. Všechny kolonky lze konfigurovat opravdu podrobně - můžeme například:

• určit počet políček kolonky; 
• nastavit její zarovnání;
• zvolit její meta označení v rámci hromadného vyplňování (např. Odesílatel - Město, Příjemce - PSČ atd.) 
• zvolit její pořadí v rámci daného formuláře; 
• zvolit její formát (Kolonka částky číslem, Kolonka částky slovy, Obyčejná kolonka); 
• nastavit vzájemné překrytí kolonek; 
• nastavit propojení kolonky s databázemi Moje údaje a Adresáře; 
• konfigurovat parametry podkladového formuláře (rozměr objektu, způsob tisku, pracovat s podkladovým obrázkem, nastavit spárování s dalšími formuláři).

Uložení a tisk formuláře

Ve chvíli, kdy máme připraven formulář, ho ukládáme. Uloží se v upravené podobě přímo do databáze programu. Případně si jej pro další práci můžeme uložit separátně mimo databázi programu. 

Pro tisk formuláře je vhodné nejprve zvolit, zda chceme Tisknout podklad formuláře - tedy kompletně jeho tělo včetně všech kolonek a rámečků. Tímto způsobem získáme kompletní formuláře, tiskopisy, smlouvy, potvrzení. Naopak tuto možnost nemůžeme použít u některých specifických formulářů především České pošty, kterými jsou typicky složenky. U těch je třeba použít originální formulář, zrušit zaškrtnutí možnosti Tisknout podklad formuláře a vytisknout pouze vyplňovaný obsah přímo na originální podklad. 

Pro zrychlení práce a úsporu papíru lze využít nakumulované doklady a oboustranné předlohy - kupříkladu lze vytisknout na A4 papír 4 podací lístky, potištěný papír opět vložit do tiskárny a vytisknout i zadní stranu těchto lístků. Pak už po naznačené perforaci rozstřihneme a okraje odstřihneme - a během 3 minut máme hotovy 4 podací lístky.

Úspory papíru lze docílit také:

• nastavením tisku na kraj (Nastavení - Nastavení, glob. korekce tisku - Tiskárna - Zarovnávat tisk na kraj); 
• využít korekce tisku tamtéž; 
• tiskem do PDF a předtiskovou přípravou.

Hromadný tisk

Důsledné vyplnění adresáře se nevyplácí jen při opakovaném zasílání těchtýž formulářů těchtýmž adresátům, ale může také zaslat jeden formulář adresátům, které máme v adresáři. Stačí:

• vyplnit všechny položky;
• zvolit Soubor - Hromadný tisk z Adresáře (klávesová zkratka je CTRL + H); 
• zaškrtnout požadované adresáty; 
• tisknout. 

Obdobně lze hromadně tisknout i pro adresáty uložené v CSV souboru - jen:

• zvolíme Soubor - Hromadný tisk z CSV (klávesová zkratka CTRL + F);
• vybereme CSV soubor s adresáty;
• přiřadíme položky z CSV do formuláře;
• tiskneme.

Adresáře je možno kompletně importovat z CSV souborů s datovou strukturou textu (tzv. csv/txt soubory). Snadno tak naimportujete například data z Pohody, z exportního souboru Shoptetu aj.

Vytvoření vlastního formuláře

Pošta a kancelář není omezena jen na obsažené formuláře - velmi snadno si vytvoříme i vlastní formuláře. Stačí:

• mít předlohu - ať už použijeme cizí soubor formuláře, vytvoříme vlastní formulář pomocí textového, tabulkového či grafického editoru, nebo naskenujeme fyzicky existující formulář; 
• zamířit do Soubor - Nová předloha; 
• zvolit Typ - Obálka či Formulář;
• načíst Podklad = předloha již uložená na PC ve formátech JPG, JPEG, GIF, BMP, ICO, EMF, WMF;
• určit její tiskové rozměry v milimetrech - přednastavená je A4, jiné formáty dohledáme na internetu - kupř. na www.papersizes.org;
• zvolíme Orientaci při tisku na výšku či na šířku
• importujeme přes OK.

Do importovaného formuláře je pak optimální:

• vložit textová políčka přes Vložit text;
• textová políčka buď natvrdo vyplnit nebo je definovat meta typy (Jméno, Město atd.) 
• vložit políčka měnících se položek - zatím je nevyplňovat;
• uzamknout políčka formuláře na místě;
• uložit formulář;
• znovu otevírat formulář a už jen vyplňovat políčka měnících se položek.

Do formulářů lze navíc:

• vložit jakýkoliv další text;
• změnit velikost, font, provedení daného textu;
• vložit logo, resp. jakýkoliv obrázek;
• nastavit korekci tisku;
• vypnout/zapnout dopočítávání tisku na A4.

Pošta a kancelář v souhrnu

Pošta a kancelář je velmi užitečný program pro odbavení veškeré agendy spojené s vyplňováním a tiskem formulářů. Usnadňuje práci s formuláři, jejichž vyplnění se pak stává záležitostí několika kliknutí, a to i s tiskem. A to i v případě hromadného rozesílání formulářů různým adresátům. Program sám fakticky ani není třeba krmit daty - stačí naimportovat již vytvořené databáze adresátů.

Uživatel ani není omezen šíří zpracovatelných formulářů. Nejenže jich program sám obsahuje velké množství - a programátoři je stále doplňují a rozšiřují (přibyly např. přání a blahopřání, pohlednice/fotografie a tiskové hacky Usnadnění) - ale navíc si může naskenovat, vytvořit, najít a naimportovat cokoliv, co chce ve velké množství vyplnit a vytisknout.

Univerzálnosti zaměření aplikace svižně sekunduje cit pro detailní nastavení od šíře políček přes uchytávání k mřížce či centrování tisku až po uzamknutí všech pečlivě provedených změn. Jediné, v čem aplikace pokulhává, je tak název Pošta a kancelář, který ani přes veškerou snahu nezachytává schopnosti práce tohoto všeumětela na poli vyplňování a vytištění formulářů.

Domácí uživatele Pošta a kancelář potěší:

• možností si v klidu nastavit stále znova vyplňované formuláře bez nutnosti zaostřovat na malá písmenka a bez snahy se trefit do pidikolonek;
• snadností vyplnění vlastní adresy i adresy adresáta (opravdu je není třeba pokaždé vypisovat znovu);
• dostupností formulářů, pro které by si jinak museli zajít na úřad, poštu;
• možností tisknout vlastní pohlednice, fotografie s textem;
• rychlou pomocí tiskových hacků Usnadnění.

Firemní uživatelé spíše ocení:

• hromadný import a export adres;
• hromadný tisk formulářů s adresami z adresáře i přímo z CSV souborů; 
• firemní agendu; 
• formuláře pro komunikace s FÚ, ČSSZ a zdravotní pojišťovnou; 
• bankovní formuláře;
• rychlost a efektivitu aplikace.

Hlavní přednosti aplikace Pošta a kancelář

• čeština;
• snadné ovládání; 
• rychlé vyplňování a tisk formulářů; 
• možnost hromadného tisku; 
• import adres z externích CSV souborů; 
• vstřícná podpora implementující nové formuláře a starající se o srozumitelnost ovládání (viz např. YouTube kanál s návody).

V široké škále licencí si najdou tu pravou jak domácí uživatelé (od akčních 289 Kč), tak uživatelé firemní.

 

Daniel Beránek, 25.04.2018 14:50

 

Tento program naleznete ke stažení v našem katalogu www.instaluj.cz

 

 

 

 

	AVG Antivirus Business Edition: sofistikované zabezpečení s rozhraním šitým na míru uživateli Jelikož se Microsoft Defender v posledních testech AV-TEST moc nevedlo v šetrnosti vůči operačnímu systému, podrobili jsme v redakci testům některé z jeho konkurentů. Abychom nezapomněli na byznys segment uživatelů, padla volba recenze na AVG Antivirus Business Edition, který se hodí...
	Věříte Opeře? No možná byste neměli... Opera bývala technologickým etalonem prvního věku prohlížečů. Disponovala synchronizací, RSS čtečkou a vlastním mailovým klientem v době, kdy si o tom mohly ostatní prohlížeče tak leda nechat zdát. To se však změnilo v době, kdy přestala být...
	System Mechanic: drahý i zadarmo Optimalizátory Windows se netěší dobré pověsti mezi lidmi, jejichž schopnosti překračují zapnutí a vypnutí počítače. Nutno poznamenat, že to není vždy oprávněné. Často umí uživateli zpřístupnit to, co se jinak ukrývá v hloubi...
	Bitdefender Internet Security ladí detaily Bitdefender se už dávno probojoval mezi nejlepší antiviry. Navíc s úspěchem čelí i nejnovějším hrozbám v podobě nových mutací počítačových červů či agresivních botnetů. Úkolem vývojářů jeho uživatelských...